تهیه درخواست پیشنهادی پروژه RFP

 در بسیاری از سازمان‌ها هر ساله پروژه‌های متعددي در زمینه‌های مختلف فناوري اطلاعات تعریف و پیاده سازی می‌شود. مدیران سازمان‌ها از طریق پروژه‌های فناوری اطلاعات يا به دنبال ايجاد يک سيستم جديد بر اساس شرايط به وجود آمده و کارکردهاي مورد نياز سازمان می‌باشند و يا در صدد بهینه‌سازی و ارتقاء سيستم های موجود براي رسيدن به وضع مطلوب هستند. در هر دو رويکرد براي رسيدن به حداکثر بهره وری، بايد مکانيسم ها و محدودیت‌های مختلفي همچون منابع انساني، ابزارها، زمان، سرمايه، کيفيت و... مورد توجه قرار گیرد. براي رسيدن به تمامي اين اهداف و پاسخ به سؤال‌های متعددي که پيش از آغاز هر پروژه در ذهن مديران و مجريان پروژه نقش می‌بندد، و به منظور جلوگيري از سوءتفاهم‌ها و برداشت‌های متفاوت از يک موضوع واحد و دست‌یابی به يک خط سير مشخص و اصولی براي پروژه، لازم است تا سازمان‌ها اقدام به تهيه يک سند مطالعاتي و اطلاعاتي به نام RFP نمايند. RFP يا "درخواست طرح پيشنهادي" مخفف عبارت سه کلمه‌ای  "Request for Proposal" می‌باشد و ابزاري استاندارد براي خريداري خدمات است که به صورت رسمي توسط سازمان تهیه‌شده و به ارائه‌دهندگان خدمات مورد نظر عرضه می‌شود.  شرکت دیتا پردازش سپانو با توجه به بکارگیری از نیروهای متخصص در امر IT دارای توانایی بسیار بالا در امر مشاوره و تهیه RFP در حوزه انفورماتیک می باشد.

 

 

تهيه RFP چه مزيت هايي دارد؟
1-      شناخت نيازهاي واقعي سازمان و يا بخشي که قرار است پروژه اي در آن انجام شود.
2-      جمع آوري اطلاعات دقيق بر اساس مشکلات واقعي و نيازهاي کاربران
3-      دستيابي به تخمين درستي از هزينه و زمان مورد نياز براي پروژه
4-      امکان مقايسه شرکت هاي مختلف ارائه دهنده خدمات مشابه
5-      کمک به برنامه ريزي و تصميم گيري دقيق و آگاهانه
6-      کاهش شکايت هاي احتمالي مجريان و کارفرمايان
7-      کمک به تنظيم دقيق قرداد
8-      فراهم شدن امکان دريافت پيشنهاد هاي تکميلي و راه حلهاي جديد براي اجراي بهتر پروژه
9-      افزايش توان مدير پروژه

 

الزامات تهيه RFP
در فرآيند تهيه درخواست طرح پيشنهادي بايد به يک سري نکته ها توجه داشت. بايد به ايهامات و سوال هاي احتمالي پاسخ داده شود. به پيشنهاد دهندگان اين امکان داده شود که که از پيامدهاي قانوني کاملا آگاه شوند. مراجع قضايي و فني حل اختلاف مشخص شود و با فاز بندي پروژه مقاطع اصلي و مهم پيشرفت پروژه تعيين گردد. همچنين سازمان بايد زمان و نحوه پرداخت هزينه هاي اجراي پروژه و ساختار اوليه قرار داد را به اطلاع مجريان برساند.