نرم افزار قدرتمند بایگانی الکترونیک سپانو

سيستم مديريت اسناد سپانو

سيستم مديريت اسناد يكي از سيستم‌هاي پردازش مبادلات است. با استفاده از اين سيستم، اسناد سازماني (و ويرايش‌هاي مختلف آن) جمع‌آوري، سازماندهي و ذخيره مي‌شوند و كاربران بر اساس سطوح دسترسي مجاز خود مي‌توانند اسناد موردنياز را بازيابي كرده و اطلاعات مربوط به آنها را روزآمد كنند.
ویژه گی های سیستم مدیریت اسناد :

كارائي مطلوب در حجم وسيع كاربران همزمان و حجم اسناد بسيار بالا

قابليت ارائه بر روي DataCenter ، اينترنت ، اينترانت و ...

امكان تعريف درختي آرشيو موضوعي اسناد به جهت دسته بندي و گروه بندي مضاعف اسناد در چند آرشيو

بازيابي سريع اسناد از روش هاي مختلف

جستجوي عمومي، جستجوي يك بايگاني از طريق فيلدهاي خاص و جستجو در ضمائم

گزارشات آماري متنوع از وضعيت بايگاني ها، جستجوي هاي انجام شده و ...

الحاق انواع مدارك با فرمت هاي مختلف  به سند: تصاوير و فايل هاي مختلف

امكان الحاق تصاوير بصورت گروهي، ارتباط مستقيم با اسكنر و ارتباط مستقيم با قلم نوري

بهينه سازي تصاوير براي سرعت در نمايش اوليه با امكان دريافت فايل اصلي

بازيابي سريع اسناد از روش هاي مختلف

جستجوي عمومي، جستجوي يك بايگاني از طريق فيلدهاي خاص و جستجو در ضمائم...

 

امنیت

امنیت اسناد در برابر عوامل فیزیکی و همچنین دسترسی های غیر مجاز افزایش می یابد.
در روشهاي سنتي و دستي بايگاني اسناد امكان دستكاري، از بين رفتن، صدمه ديدن و حتي مخدوش شدن وجود دارد درحاليكه با الكترونيكي شدن اسناد و گردش اين اسناد به صورت الكترونيك احتمال اين امر بسيار كم است. يكي از مشكلات سيستم بايگاني دستي اسناد، نحوه كنترل دسترسي به آنهاست كه محدود به ساختار فيزيكي بايگاني است. محدود کردن سطح دسترسی کاربران به اطلاعات از ویژگیهای دیگر سیستم بایگانی سپانو می باشد. با بكارگيري سيستم بايگاني سپانو امكان تنظيم دسترسي حتي تا جزئي ترين ساختارهاي بايگاني امكان پذير است که این امر به جلوگیری از جعل و سوء استفاده از اسناد کمک شایانی می نماید. از دیگر موارد امنیت این سیستم می توان به لاگ کردن کلیه رویدادهای سیستم، از ورود کاربر گرفته تا تغییرات و حذف اسناد در سیستم توسط هر کاربر، اشاره نمود که این خود امکان کنترل و نظارت مستمر و غیر محسوس بر عملکرد کارکنان و توسعه شایسته سالاری را فراهم می سازد. علاوه بر اين دسترسي به اسناد با سرويس امانت الكترونيكي به سادگي قابل كنترل و رديابي است.

گردش کار

ابزاري جهت تسهيل و مكانيزه كردن فرآیند هاي سازماني در سطح فرمها، نامه ها، اسناد در گردش تمامی فرآیندها دارای یک روند اجرایی هستند . این فرآیند به بخشهای مختلف تقسیم شده و با زمان بندی مشخص به افراد مختلف اختصاص داده و انجام می شوند. در واقع هر وظیفه در یک سازمان از وظایف کوچکتری تشکیل شده است که به طور معمول این وظایف توسط افراد مختلف انجام می شود.هر وظیفه یک روند اجرایی خاص دارد و برای انجام شدن یک جریان خاص را در سازمان طی می کند.
در این میان 2 مشکل اساسی وجود دارد. یکی مدیریت گردش کار، که شامل انتساب وظایف به افراد مورد نظر می باشد و دیگری مدیریت زمانی که در این میان صرف می شود تا این وظیفه پس از انجام توسط یک کارمند به کارمند مربوطۀ بعدی برسد، که مشکل دوم عامل اصلی بروکراسی در سازمان ها می باشد. هدف اصلی از سیستم مدیریت اسناد سپانو کمک به سازمان ها در حل دو مشکل ذکر شده می باشد. برای حل این مشکل ابتدا باید گردش کار و نحوۀ اجرای فرایندها در یک سازمان به دقت مورد مطالعه و سپس نمودارهای مربوط به این گردش کارها رسم شده و مورد بازبینی قرار بگیرد. در بسیاری از موارد با حذف و یا اضافه کردن بعضی موردهای کاری گردش کار در یک سازمان مورد تحول اساسی قرار گرفته و بازدهی سازمان و سرعت انجام وظایف را بهبود می بخشد. مديريت فرايندهاي سازمانی، تمام عناصر فناوری را برای اداره کردن چرخه گردش فرايند از لحظه معرفی تا زمان به کارگيري، اجرا، اندازه گيری، تغيير و به کارگيری مجدد، در يک طرح جامع گرد هم می آورد.

گزارش ساز

ابزاري توانمند برای تهيه‌ گزارش‌هاي ويژه و تخصصی توسط مديران جهت تصميم‌گيري‌هاي كارساز.
امروزه بعلت گسترش سريع فنآوري و افزايش حجم داده ها، تهيه گزارشهاي دقيق و پيچيده با كمترين ميزان خطا و بالاترين سرعت ممكن، جزء نيازمندي هاي اساسي سازمان ها، كارخانجات و بنگاههاي تجاري و اقتصادي محسوب مي شود. رويكرد سريع سازمان ها براي كاهش حجم مبادلات كاغذي و استفاده از روال هاي خودكار و الكترونيكي در انجام كارها نياز به انواع گزارشهاي دقيق را باعث مي شود. با تغييرات ساختاري در نحوه تعريف اطلاعات سازمان و همچنين تغيير در روال هاي عملياتي با توجه به بکارگیری سیستم های مکانیزه نرم افزاری، مديران سازمان نيازمند گزارشات جديدي مي گردند كه عملاً سيستم هاي موجود در برآوردن اين نيازها ناتوان مي باشند.

 

 

فرم ساز

ابزاری قدرتمند و تحت وب، جهت تولید فرم های مورد نیاز مدیران در کوتاه ترین زمان ممکن .
فرم ساز موجود در سيستم امکان ايجاد فرم با فرمتهاي مختلف را به کاربر ميدهد. با طراحي فرم امکان جستجو بر روي فيلدهاي آن وجود داشته و ميتوان فرم هاي چند صفحه اي نيز ايجاد نمود. به علاوه امکان ارسال فايل با فرمت هاي مختلف وجود دارد. و همچنين امکان Validation به صورت آنلاین از مزاياي فرم هاي طراحي شده است. از جمله امکانات فرم ساز مي‌توان به موارد زير اشاره کرد:
طراحي فرم به صورت ديناميک و توسط مديريت فرم ساز، طراحي فرم هاي چند مرحله اي، امکان Validation بر روي فرم‌ها، امکان ذخيره اطلاعات در فايل سيستم و پايگاه داده، امکان ارسال اطلاعات فرم به صورت خودکار از طريق ايميل، امکان تعيين نوع فيلدهاي فرم توسط مديريت فرم ساز، امکان جستجو بر روي فيلدها،
امکان طراحي فرم به تعداد نامحدود، عدم محدوديت در تعداد فيلدهاي هر فرم

ساختار اطلاعاتی بایگانی

امکان استخراج اقلام اطلاعاتی اسناد جهت دسترسی سریع به مدارک
بايگاني مجموعه اي از اسناد و مدارك است كه با افزوده شدن حجم آنها امكان دسترسي به اين اسناد و مدارك روز به روز مشكل تر مي گردد. از طرفي در روشهاي سنتي بايگاني، بازيابي اسناد تنها از طريق كلاسه آنها امكان پذير است و بنابراين تنها از این طريق مي توان به اسناد مورد نظر دسترسي داشت. در سيستم بايگاني سپانو امكاناتي فراهم شده است تا بتوان اقلام اطلاعاتي پرونده ها و اسناد درون آنها را استخراج و در سيستم تعريف كرد. لازم به ذكر است كه هنگام ورود اين پرونده ها و اسناد در سيستم، اقلام اطلاعاتي براي آنها وارد مي شود كه اين پرونده ها و اسناد مذكور با استفاده از هريك از اين اقلام اطلاعاتي قابل جستجو خواهند بود .

مديريت ورود و خروج فيزيكي و امانت الكترونيكي اسناد

عدم مراجعه به اصل سند با استفاده از نسخه الکترونیکی اسناد به منظور جلوگیری از عدم بازگشت اسناد
يكي از اساسي ترين چالشهاي بايگاني در سازمانها حفظ اسناد در هنگام استفاده از آنها در سازمان و جلوگيري از عدم بازگشت آنها به بايگاني است همچنين با بالا رفتن ميزان مراجعه به اسناد در بايگاني، مديريت اين مراجعه بسيار مشكل خواهد شد، از اينرو در سيستم بايگاني سپانو تمهيداتي براي اين قضيه انديشيده شده است. بدين ترتيب كه در بسياري از موارد كه ارائه اصل اسناد به مراجع ذيصلاح ضروری نيست، مي توان از نسخه الكترونيكي اسناد در سيستم استفاده نمود (امانت الكترونيكي اسناد) و در موارد لزوم در مراجعه به اصل اسناد مي توان با استفاده از امكان امانت پرونده ها سابقه اينگونه پرونده ها را ثبت، پيگيري و رديابي نمود.