چرخه حیات BPMS در یک سازمان

در ابتدا برای اتوماسیون فرآیندهای سازمانی بهتر است فرایندهایی انتخاب شوند که در سازمان محوریت داشته باشند و در افزایش کارایی و کیفیت سرویس‌دهی به مشتریان مؤثر باشند. با وارد کردن این نوع فرآیندها در چرخه BPM، می‌توان علاوه بر آن‌که افزایش کارایی و کیفیت سرویس‌های سازمان را زودتر مشاهده نمود، در آماده‌سازی ذهن مدیریت کلان سازمان نیز گام‌های مؤثرتری برداشت. بعد از آن‌که گام‌های ابتدایی در این زمینه انجام شد، می‌توان فرآیندهای موردنظر را مدل کرد و در طول زمان بهینه‌سازی نمود تا بدین ‌طریق راه‌حل‌های کارا برای سازمان حاصل گردد. شکل زیر کلیات چرخه حیات BPM در سازمان را نشان می­دهد.

1. مدل‌سازی و طراحی‌

در این مرحله،‌ منطق كسب ‌وكار و فرآیندهای آن مدل می‌شوند. دیدگاه BPM بر این مبنا است كه در ابتدا لازم نیست فرآیندهای كسب‌وكار بهینه گردند، بلكه می‌توان وضعیت موجود را مدل ساخت و بعد با استفاده از مكانیزم‌هایی كه سیستم BPM در اختیار می‌گذارد، فرآیندها را بهبود بخشید و آن‌ها را بهینه‌تر ساخت.

به منظور مدل‌سازی كامل منطق كسب‌وكار لازم است قوانین كسب و كار را مدل‌سازی نمود كه این كار از طریق موتور قوانین كسب‌وكار ممكن می‌گردد. از طریق این موتور می‌توان قوانین كسب‌وكار را مدل نمود و در طول زمان، تغییرات لازم را در آن‌ها اعمال كرد؛ بدون آن‌كه نیازی به تغییر در سایر اجزای كسب‌وكار باشد. جدا بودن محل نگهداری قوانین كسب‌وكار از فرآیندهای كسب‌وكار این امكان را فراهم می‌سازد كه بتوان مدیریت تغییرات قوانین كسب‌وكار را بدون درگیر شدن با تغییرات در فرآیندها به انجام رساند.

2. ˜‌توسعه و استقرار

بعد از شناخت و مدل‌سازی فرآیندهای كسب‌وكار لازم است فرآیندهای مربوطه را به‌ همراه قوانین كسب‌وكار پیاده‌سازی نمود و در سازمان مستقر ساخت. كلیه سیستم‌های قدیمی (Legacy) و موروثی از طریق سیستم BPM باید به هم متصل و یكپارچه شوند. جدا بودن محل نگهداری قوانین کسب‌وکار از فرآیندهای کسب‌وکار این امکان را فراهم می‌سازد که بتوان مدیریت تغییرات قوانین کسب‌وکار را بدون درگیر شدن با تغییرات در فرآیندها به انجام رساند.

3. ˜‌مدیریتوتعامل‌

پس از استقرار سیستم در سازمان، كاربران مختلف در سازمان می‌توانند فرآیندها را اجرا‌كنند. در حین اجرای فرآیندها گروه‌های مختلفی از افراد سازمان با توجه به نقشی كه در سازمان دارند، با فرآیندها به گونه‌ای كه خاص نقش آن‌ها است درگیر خواهند شد. به‌عنوان مثال، كاربران كسب‌وكار بعد از استقرار فرآیندهای مكانیزه شده در سازمان باید كارهایی از قبیل تأیید یا رد برخی تصمیمات كلیدی و مدیریت استثناهای خارج از استراتژی معمول سازمان را انجام دهند،‌ مدیران و ناظران بر اجرای فرآیندها به طور مؤثر و بهینه نظارت كنند و متخصصان IT باید فرآیندهای مكانیزه را از لحاظ تطابق با استانداردهای مختلف مدیریت نمایند.

˜‌ 4. تحلیل و بهینه‌سازی‌

استقرار فرآیندها در سازمان به منزله اتمام كار نیست، بلكه از این پس كاربران حوزه كسب‌و‌كار باید بتوانند اجرای فرآیندها را بر اساس یك سری از پارامترهای كلیدی در زمینه اندازه‌‌گیری كارایی فرآیندها، تحلیل نمایند و در صورت لزوم، تغییرات لازم را در فرآیندها اعمال كنند تا از این طریق، كارایی فرآیندها افزایش یابد و هر نوع بهینه‌سازی مورد نیاز در مورد آن‌ها اعمال گردد. به وسیله این قابلیت‌، كاربران حوزه كسب‌و‌كار می‌توانند تصمیم‌گیری‌های مرتبط با فرآیندها را در زمان اجرای سیستم مشخص نمایند و در همان جا آن‌ها را اعمال كنند