خودکار سازی اجرای فرآیند

‫گردش کار یا همان ‪ Workflow‬را روش و نرم افزاری برای «خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار» تعریف کرده‪‎‬اند‬ که در آن‪ ،‬اسناد‪ ،‬داده‪‎‬ها و وظایف_ براساس رویه‪‎‬ها یا مقرراتی از پیش تعیین شده_ از جایی به جایی دیگر جریان‬ می یابد‪ .‬گردش کار یعنی پاسخ به این سواالت که چه کسی‪ ،‬روی چه موضوعی‪ ،‬در چه حوزه‪‎‬ای و در چه زمانی‬ مشغول فعالیت است‪.‬‬
‫از جمله مزایای گردش کار می‪‎‬توان به موارد ذیل اشاره کرد‪:‬‬
‫‪ -‬کاهش حجم کاغذ بازی اداری و کارهای روزمره‪‎‬ای که باید به طور دستی انجام شود‬
‫‪ -‬تسهیل و تسریع ارتباطات سازمانی و انسانی‬
‫‪ -‬کاهش اشتباه‪‎‬ها و در نتیجه افزایش صحت داده‪‎‬ها‬
‫‪ -‬تقویت امنیت سازمان‬
‫‪ -‬افزایش کارایی از طریق خودکار کردن پردازش‪‎‬های تجاری و حذف مراحل غیرضروری‬
‫‪ -‬باال رفتن سطح انعطاف‪‎‬پذیری در سازمان‬
‫‪ -‬بهبود خدمات رسانی به مشتریان‬
‫به هنگام پرداختن به موضوع گردش کار اغلب اصطالحاتی به گوش می خورد‪:‬‬
‫‪ -1‬مدیریت گردش کار (‪)Workflow Management‬؛ به معنای مدیریت جریان کار در سازمان به لحاظ این که کار‬ با افراد مناسب و در زمان مناسب انجام شود‪.‬‬ وظیفه اصلی مدیریت گردش کار‪ ،‬ارسال کارهای روزانه‪‎‬ی سازمان به اشخاص مناسب در زمان معین است که از‬
‫قابلیت پیگیری نیز برخوردار می‪‎‬باشد‪.‬‬
‫‪ -2‬سیستم گردش کار (‪)Workflow System‬؛ سیستمی است که از طریق اجرای فرآیندهای رایانه‪‎‬ای تعریف‬ شده در سازمان‪ ،‬از گروهی از فرآیندهای کسب و کار پشتیبانی می‪‎‬کند‪.‬‬
‫‪ -3‬موتور گردش کار (‪)Workflow Engine‬؛ یک سیستم گردش کار از چندین موتور تشکیل شده است که تمام‬ یا قسمتی از سیستم کنترلی گردش کار را در دست دارد‪.‬‬
‫یک مثال ساده برای تشریح کارکرد گردش کار‪:‬‬
فرض کنید نیروی فنی یک شرکت‪ ،‬نامه درخواست مرخصی خود را به مدیر ارسال کرده است‪ .‬مدیر پس از بررسی‬ شرایط‪ ،‬مرخصی وی را تایید می‪‎‬کند‪ .‬در مرحله بعد مسئول کارگزینی‪ ،‬مرخصی درخواستی را ثبت و در سیستم‬ حضور و غیاب کارمندان لحاظ می‪‎‬نماید‪ .‬اکنون فرض کنید که در این سازمان دو قانون جاری است‪ :‬اول این که‬ سقف مرخصی‪‎‬ها‪ ،‬دو روز در ماه است و دوم این که برخی کارشناسان ارشد از این قانون مستثنی هستند‪.‬‬
‫اکنون مدیر مربوطه باید اوال ً تعداد مرخصی‪‎‬هایی را که این کارشناس قبال ً مورد استفاده قرار داده شمارش کند و‬
‫ثانیا ً قانون دوم را نیز پردازش نماید‪.‬‬
‫در صورتی که تعداد پرسنل درخواست کننده مرخصی زیاد باشد‪ ،‬مدیر مجبور است زمان زیادی را برای پردازش‪‎‬های‬ باال اختصاص دهد‪ ،‬در صورتی که با استفاده از یک سیستم هوشمند می‪‎‬توان این قوانین را با صرف زمانی بسیار‬
‫اندک و به صورت خودکار به سامان رساند‬