سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار(BPMS) چیست؟

سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار(BPMS) چیست؟

در چند دهه اخير همواره تاکيد بر بحث فرايندها و تفکر فرايندگرايي سازمانها بوده است و بحث فرايندها و مديريت فرايندها بحث جديدي نيست اما صنعت فنآوري اطلاعات و ارتباطات تا قبل از ظهور فنآوري جديد مديريت فرايند کسب و کار (که از اين پس آن را BPM مي خوانيم)
در چند دهه اخير همواره تاکيد بر بحث فرايندها و تفکر فرايندگرايي سازمانها بوده است و بحث فرايندها و مديريت فرايندها بحث جديدي نيست اما صنعت فنآوري اطلاعات و ارتباطات تا قبل از ظهور فنآوري جديد مديريت فرايند کسب و کار (که از اين پس آن را BPM مي خوانيم) از ارائه بستر و راه حلي جامع و شايسته براي تحليل، تعريف، اجرا، کنترل، بهسازي و ... فرايندهاي سازماني ناتوان بوده است. با ظهور BPM تحقق عملي بسياري از ديدگاههاي آکادميک مطرح شده در طي اين سالها امکان پذير شد و فناوري اطلاعات و ارتباطات در اينجا نيز نقش استراتژيک (بعنوان يک توانمندساز) و نقش ابزاري خود(ابزارهاي مديريت فرايند کار) را در تحقق اين فنآوري(BPM ) به شايستگي نشان داد.
اكثر تغييراتي كه در حوزه فنآوري بوجود آمده اند، باعث ترقي و رشد (تدريجي) در شيوه انجام کارها شده اند. اما اين اواخر هرزگاهي با ظهور يك فنآوري جديد روبرو بوده ايم که باعث تغييراتي اساسي و بنيادي در حوزه کسب و کار شده است. مانند اينترنت (يا بطور خاص تر فنآوري وب و پست الکترونيک)که يكي از اينگونه فنآوريها بوده اند. ما بر اين باوريم كه BPM هم يكي ديگر از اين نوع فنآوريهاست.
پيشرانه هاي فنآوري BPM تكنيكي نيستند، بلكه اقتصادي و مربوط به حوزه کسب و کار مي باشند. امروزه دو گرايش غالب و مطرح حوزه اقتصاد، بحث جهاني سازي و كاهش قيمت هاست. اطلاعات مربوطه به نوع كالاها و قيمت آنها در هر نقطه و به راحتي در دسترس است. موانع تجاري بين ملتها و سرزمينهاي مختلف در حال فرو ريختن هستند و كسب و كارهاي محلي در حال محو شدن. لذا رويكرد جهان اقتصاد تمركز بر افزايش بهره وري و جستجو جهت يافتن شركاي تجاري است.
استراتژي "همبستگي" راه حلي مناسب و كارآمد جهت دستيابي به مهارتها و سرمايه مورد نياز جهت رقابت در بازارهاي جديد و جهاني امروز است. براي موفقيت در پياده سازي اين استراتژي، يك بنگاه تجاري بايد خود را آماده پذيرش همكاران و تعامل با شركاي تجاري خود نمايد. فاكتورهاي همچون موارد ذيل در اين بحث مطرح مي شوند : محصولات، ماركها و قيمت محصولات ، بازارهاي در دسترس ، توان مالي ، كاركنان مناسب ، دستاوردها و ... . اما سؤالي كه امروزه پيوسته اهميت بيشتري مي يابد اين سؤال است كه : آيا شيوه انجام كارها توسط شما (سازمان شما) سازگار و قابل هضم براي همكاران فعلي و يا همکاران آينده شما هست يا خير؟
در جواب به اين سوال بايد گفت كه : شما بايد فرآيندهاي موجود خود را به كساني كه قصد همکاري با آنها داريد نشان بدهيد. جهت تحقق اين امر نياز به يك زبان توصيف كننده و مدون جهاني براي بيان يك فرآيند (Process) مي باشد، روشي كه توضيح بدهد چگونه فرآيندها نمايش داده مي شوند بطوريكه مانند زبانهاي برنامه نويسي دقيق و بدون ابهام باشد. بدون استفاده از چنين زباني در واقع ما بايد براي هر همكار و شريك شركت خود يك راهكار و ساز و كار جديد ايجاد كنيم! اين مساله درست مانند اين است كه هر شركتي تنها به زبان خودش صحبت كند و همكاري با هر شركت جديد به معناي لزوم ترجمه و يادگيري يك زبان جديد جهت گفتگو با آن شركت است. چگونه شركت شما و من مي توانند با يكديگر همكاري موفقي داشته باشند در حاليكه شما و من نمي توانم با زنجيره توليد و عرضه يكديگر ارتباط برقرار كنيم؟ در جهاني كه سازمانهاي مجازي و شركاي تجاري اقتصاد را در دست دارند ما با مسائلي چند بعدي روبرو هستيم در حاليكه جوابهايي كه در دست داريم جواب سؤالهاي يك بعدي است.
از آنجا كه دو فرآيند جهاني سازي و كاهش قيمت (و افزايش كيفيت) رو به گسترش است و رويكرد قديمي خودت همه كارها را انجام بده (go – it – alone) در حال نابودي است ، داشتن يك زبان جهاني و توصيف كننده فرآيندها در حكم ضرورتي براي موفقيت خواهد بود.
عموماً شرکتها عادت دارند تا بصورت دستي فعاليتهاي خود را تعديل کنند . و آن بدليل ناکارابودن و خطاها در فرايندهاي عملياتي است که در نهايت بهبود فرآيندها دشوارخواهد شد. سازمانها بطور فزاينده ای بر ارتقاي بکارگيري راه حلهاي مديريت فرايند تجاري ( BPM ) به منظور بهبود تاثبرگذاري و کارايي وظايف در هسته فرايندهاي تجاريشان تمرکز دارند.
 
ارزيابي از BPM در حدود ۱۰ الي ۱۵ سال قبل سازمانها شروع به يکسان سازي سيستمها خصوصاً در بخش صنايع ، و طبقه بندي کردن بوسيله يکپارچه سازي و تاسيس فرايندها از طريق مسيريابي و تبادل داده ها ، رديابي وقايع ، خودکارسازي فرايندها و وفق دادن آنها نمودند. از طريق برنامه ريزي منابع شرکت ( ERP ) ، مديريت ارتباط با مشتري ( CRM ) ، مديريت زنجيره اي منابع ( SCM ) ، شرکتهاي کوچک در اين زمان توانستند بطور چشمگيري رشد کنند. آنها سيستمهاي مبادله اي خود را با نرم افزارهاي ERP از طريق خودکار سازي ارتقاء دادند در حالي که شامل اطلاعاتي ازنرم فزار مديريت ارتباط با مشتري CRM بود.
 
۵ سال بعد راه حلهاي يکپارچه سازي فرآيندهاي تجاري ( BPI )، مدل فرآيند تجاري نامي ، معامله پاياپاي (B۲B) ، و الگوهاي فرآيندهاي عمودي صنعتي در راس اين يکپارچه سازي و تاسيس فرايندهاي سيستم (EAI)ساخته شدند. امروزه تقاضاهاي بازار راه حلهاي BPM شامل هردو EAI و BPIبعلاوه عملياتي ازگردش کار، پايش فعاليتهاي تجاري ، خدمات شبکه اي ، rule engines و portal capability ميباشد. BPM چيست ؟ مديريت فرآيند تجاري (BPM ) در دنياي اکادميک دهه هاي ۵۰ و ۶۰ به عنوان اجراي بهبود در رويکرد مديريت کيفيت شناسايي شد. در دهه ۸۰ مولفان، Hammer and Champy مديران تجاري را به مديريت فرايندها ، فرايند مهندسي مجدد و مديريت گردش کار معطوف داشتند. امروزه BPM زمينه سازي پيشرفت مستمر است . بسياري از شرکتها به تجربه ياد گرفته اند که BPM يک سرمايه گذاري قوي در رويارويي سريع با نيازهاي تغييرات درنوعي از دنياي پوياي امروزه است. لفظ BPM بدليل بعضي از اشتباهات از قبل ميباشد. آن ميتواند با مدل فرايند تجاري که زيرمجموعه اي از مديريت فرايند تجاري استنتاج شده است اشتباه گرفته شود . و تشخيص ميان آنها مهم است . مدل فرايند تجاري بتنهايي براي نمايش ترسيمي از گردش کار بکار ميرود که ميتواند شامل اطلاعات و هم شامل مستندات واقعي ان در يک فرايند تجاري باشد . مديريت تجاري فرايند يک تعريفي از تمامي فرايندها ، EAI ، مدل تجاري فرايند ، گردش کار، و حتي توانايي هاي تبادل B۲B نيز باشد.
 
بنابراين BPM نبايد با مديريت اجرايي تجاري که متعلق به دنياي هوشمندي تجاري(BI) و ذخيره سازي ديتا است به اشتباه گرفته شود. تفاوت ميان خودکارسازي عملياتها ( عمودي ) و فرايندها ( افقي ) سازمانها بطور منظم درخواستهاي CRM, SCM, ERP را بکارميبرند. از يک نتيجه بدست آمده ، کليد عمليات تجاري از قبيل مديريت داراييهاي موجود ، مديريت انبار، ويا مديريت چرخه حيات محصول ، در سطح بالايي يکپارچه شده است. تمامي اين درخواستها بر يک عمليات ويژه و يا محدوده اي در درون شرکت تمرکز دارند و يا بطور عمودي مديريت ميشوند.